Perder blancos le cuesta a un hotel la suma de tres cosas: las piezas que hay que reponer, las horas que se usan en contar y las compras de más que se hacen para cubrir faltantes. En un ejemplo hipotético de 4,000 piezas con 15% de merma anual, solo las dos primeras suman $133,800 pesos al año.
Esa cifra es un ejemplo, y tu número será distinto. Lo útil es la fórmula, porque casi ningún hotel la calcula completa: la reposición aparece en compras, las horas en nómina y las discusiones con la lavandería no aparecen en ningún lado.
Cuánto se pierde normalmente
No hay un estudio independiente que fije una tasa para toda la industria. Lo que existe son cifras de publicaciones del sector y de proveedores. Hotel Online reporta que una merma de 15 a 20% anual no es rara. Un caso publicado en RFID Journal, de un hotel de lujo en Los Ángeles, habla de 20 a 30% del inventario faltante antes de implementar control por pieza, y de cerca de 3% después.
Toma esos números con cuidado: mezclan robo, daño en lavandería y errores de conteo, y el segundo es un caso de proveedor sin grupo de control. Sirven para ubicar el orden de magnitud. La tasa que importa es la tuya, y para eso necesitas contar.
La fórmula
Necesitas cinco datos de tu hotel:
- Piezas en inventario.
- Costo promedio de reposición por pieza.
- Tasa de merma anual: piezas perdidas o dadas de baja antes de tiempo, entre el inventario total.
- Horas al día que se usan en contar blancos.
- Costo por hora de quien cuenta.
Un ejemplo con números hipotéticos
Los siguientes datos son inventados para mostrar la cuenta. Cámbialos por los tuyos.
Imagina un hotel con 4,000 piezas, un costo promedio de reposición de $150 pesos por pieza y una merma de 15% anual. Son 600 piezas perdidas al año. A $150 cada una, son $90,000 pesos en reposición.
Ahora el conteo. Si el envío se cuenta a mano, puede tomar hasta dos horas diarias de ama de llaves. Dos horas por 365 días son 730 horas al año. A un costo hipotético de $60 pesos la hora, son $43,800 pesos.
Total del ejemplo: $133,800 pesos al año. Y todavía faltan los costos que no se ven en esa suma.
Lo que no aparece en la cuenta
Hay tres costos más, difíciles de medir, que también salen de tu bolsa:
- Compras de emergencia. Cuando faltan juegos, se compra rápido y en poca cantidad, casi siempre más caro.
- Inventario de colchón. Como no sabes cuánto tienes, compras de más para no quedarte corto, y ese dinero se queda parado en una bodega.
- Habitaciones que tardan. Si la camarista no encuentra un juego completo, la habitación se libera más tarde.
Por qué es tan difícil saber dónde se pierden
Un blanco puede desaparecer en muchos puntos: en la habitación, en un carrito, en la bodega de piso, en el camión o en la lavandería. Con un conteo manual al final del día solo sabes que el total no cuadra. No sabes qué pieza falta, desde cuándo, ni en qué tramo se perdió.
Por eso la merma se negocia en vez de resolverse. El hotel dice que mandó 300 toallas, la lavandería dice que recibió 285, y ninguno de los dos tiene un registro que el otro acepte. Terminan partiendo la diferencia, y nadie corrige la causa.
Cómo bajar el número
Empieza por medir. Haz un conteo físico completo hoy y repítelo en 30 días, sumando lo que compraste y restando lo que diste de baja. La diferencia es tu merma real del mes, y con ella ya puedes calcular el año.
Después pon un registro en cada cambio de manos: al salir del hotel, al llegar a la planta, al regresar. Se puede hacer con hojas firmadas si tu volumen es bajo. Con volumen alto, la opción es un chip RFID en cada pieza.
Nuestro sistema funciona así: cada pieza lleva un chip, se escanea al recoger y al entregar, y verificar un carrito completo toma 30 segundos. Las piezas sin verse en más de 30 días se listan solas, con su última fecha y su costo de reposición. El registro no impide que alguien se lleve una toalla, pero te dice que falta y cuándo se vio por última vez, y con eso dejas de discutir el total.
Antes de decidir nada, calcula tu número. Si el resultado es bajo, sigue como vas. Si te sorprende, ya sabes cuánto puedes gastar en resolverlo.